Ontwerp uw persoonlijke Excel Template
Gebruikt u de ‘Go’ of ‘Pro’ formule dan kan u uw offerte of factuur templates personaliseren, hoe gaat u best te werk:
1. Download een van de templates die ArcBox standaar aanbiedt;
2. Open het Excel bestand en pas deze aan naar uw persoonlijke stijl en wensen;
3. Laadt het document op binnen ArcBox zodat het gebruikt kan worden.
Hoe de gewenste template downloaden
Alle templates die beschikbaar zijn binnen ArcBox kan u raadplegen via de Documenten pagina. De templates zijn genummerd en regelmatig voegen we nieuwe templates toe om u een zo goed mogelijke ondersteuning te bieden.
Klik links boven op uw avatar -> klik vervolgens op uw bedrijfsnaam -> Tab 'Documenten' Template instellingen ArcBox Link
Klik hier om een voorbeeld template te downloaden, dit is echter wel een versie die we niet up-to-date houden, u vertrekt best steeds van een versie dat u download via ArcBox.
Waar moet u rekening mee houden
Als u de template opent en bekijkt lijkt het op het eerste zicht helemaal niet op een offerte en dat klopt in zekere zin ook.
De template staat vol van referenties naar bepaalde informatie zodat ArcBox tijdens het genereren van een offerte afdruk weet wat hij waar dient te plaatsen. Als u goed kijkt merkt u op het eerste zicht een onderscheid tussen standaard tekst en tekst dat tussen rechte haken [] staat. Standaard tekst is tekst dat altijd op de offerte afdruk blijft staan, u gebruit dit voor bijvoorbeeld:
-
-
- Uw website vermelding;
- Labels bij bepaalde waarden;
- Algemene informatie dat u wenst mede te delen;
- etc.
-
De kracht van ArcBox schuilt hem echter in het gebruik van de informatie tussen de rechte haken[], ook wel de ‘tags’ genoemd; hierover een woordje uitleg in de volgende sectie.
Wettelijke vermeldingen voor een factuur
Er zijn een aantal wettelijke regels waar u rekening mee dient te houden bij het opstellen van een factuur;
lees er meer over op www.unizo.be
Hoe met tags te werken
De mogelijke tags die ter beschikking zijn kan u hieronder nalezen, om u het leven een beetje eenvoudiger te maken hebben we ook een complete lijst van alle beschikbare tags genoteerd op de tweede tab van elke Excel template. Als u een template personaliseert dan kan u deze tab gerust laten staan terwijl u uw versie oplaadt want een offerte wordt enkel gegenereerd op basis van de eerste tab, alle andere tabs worden genegeerd.
De tags die gebruikt zijn bevatten informatie omtrent:
-
-
- uw bedrijfsgegevens;
- de klant voor wie de offerte gemaakt werd;
- de algemene gegevens van de offerte;
- de detailgegevens van de offerte;
- voorwaarde tags om gegevens te verbergen indien een voorwaarde niet voldaan is
- opmaakgegevens voor de template.
-
Alle beschikbare tags in de template worden bij het afdrukken overlopen; is er geen waarde voorzien gerelateerd aan de tag dan wordt de tag verwijderd in de template en vervangen door een lege tekst (bijvoorbeeld bij het ontbreken van een logo).
Algemene tags
Ongeacht of je met een Word of Excel template werkt gelden er een reeks van algemene tags.
De volledige lijst van algemene tags kan je hier terugvinden.
Opmaak tags
Specifiek voor Excel zijn er twee opmaak tags die u kan gebruiken:
[TITELOPMAAK]
Heeft u titelrijen in uw factuur dan kan u deze een bepaade opmaak geven, geef de cel waarin deze tag vermeld staat een bepaalde opmaak, die opmaak zal genomen worden voor titelrijen. Titelrijen worden trouwens verspreid over het aantal kolommen waarin artikel specifieke tags staan; [item], [itemaantal], [itemprijs], [itembtw], [itemtotaal]
De cel waarin deze tag staat wordt steeds leeg gemaakt alsook wordt de opmaak van de cel verwijderd.
[laatstepagina]
Cellen waarin deze tag staat worden enkel getoond op de laatste pagina van uw offerte dat artikel informatie bevat. Als uw template bestaat uit 2 pagina’s; waarvan de eerste de artikel informatie bevat met 10 detail lijnen en de tweede de algemene verkoopsvoorwaarden, en uw factuur omvat 15 artikels dan resulteert dit in een document van 3 pagina’s. De eerste pagina bevat 10 artikel detail lijnen, de tweede pagina 5 artikel detail lijnen en de derde pagina de verkoopsvoorwaarden. Als u de tag [opmerking] vervolledigd met de tag [laatstepagina] zal het opmerking veld enkel op pagina 2 getoond worden en niet op pagina 1.
Resultaat
Een hele boterham maar het lijkt allemaal moeilijker dan het is; wat u dient te onthouden is het volgende:
-
-
- Download de template waar u zich het meest ik kan vinden;
- Pas de opmaak aan naar uw voorkeur;
- Bekijk of u meer of minder detail lijnen wenst op 1 pagina;
- Steek de aangepaste template in het systeem.
- Open offerte of factuur en druk deze af om het resultaat te bekijken.
-
Op basis van de Excel template die we in dit artikel gebruikten kan je een mogelijke invulling hier downloaden.