ArcBox koppelen met Dropbox

Koppel eenvoudig ArcBox met je Dropbox Account, op die manier kan je volledig automatisch:

• • • Alle offertes en facturen dagelijks synchroniseren met je Dropbox;
    • Foto’s die je neemt met je GSM opladen naar ArcBox en koppelen met de bijhorende klant.

Wat is Dropbox

Dropbox is een platform wat ervoor zorgt dat uw bestanden van verschillende apparaten automatisch met elkaar worden gesynchroniseerd, dit met als doel om:

• • • eenvoudig bestanden uit te wisselen;
    • een back-up van uw bestanden te hebben.

Dropbox heeft een gratis versie waarmee u tot 2 GB gratis kunt opslaan in Dropbox, meer informatie kan u terugvinden via www.dropbox.com

Kies uw Dropbox koppeling

Als u uw ArcBox met Dropbox koppelt dan geeft u ArcBox de toeststemming op de bestanden binnen uw Dropbox te raadplagen en te wijzigen, op die manier kunnen we de afbeeldingen importeren en de facturen opladen. Het spreekt voor zich dat we enkel de data raadplegen die bedoelt is om door ArcBox gebruikt te worden, wenst u liever ArcBox beperkte rechten te geven dan is dit geen enkel probleem. Om onze gebruikers hier tegemoed te komen bieden we 2 soorten DropBox koppellingen:

• • • ArcBox Simple
    • ArcBox full

ArcBox Simple

In uw Dropbox wordt een folder gemaakt ‘/Apps/ArcBoxSimple’, wij gebruiken dan deze locatie om de offertes, facturen en afbeeldingen te synchroniseren.

Voordeel: U beperkt de rechten zodat ArcBox enkel in deze folder bestanden kan wijzigen.
Nadeel: foto’s die u neemt met uw gsm worden worden niet standaard opgeladen naar ArcBox, u dient deze steeds manueel te verplaatsen.

ArcBox Full

Als u deze connectie verkiest dan wordt er een folder ‘ArcBox’ aangemaakt direct in uw Dropbox folder structuur, alle bestanden worden vervolgens hierin opgeslagen.

Voordeel: ArcBox heeft toegang tot de folder ‘Camera Uploads’ en kan automatisch alle afbeeldingen van uw GSM importeren.
Nadeeel: U verleent ArcBox de toestemming om al uw Dropbox bestanden te raadplegen.

Hoe de koppeling aanmaken

Klik links boven op de pijl rechts naast je gebruikersnaam -> klik Instellingen
Selecteer vervolgens de tab 'Gebruiker'

Vervolgens kiest u welke connectie u wenst te leggen met Dropbox. Wenst u later alsnog van connectie te wijzigen dan heeft u de mogelijkheid om later uw Dropbox te ontkoppelen en de koppeling opnieuw te leggen. U kan dus geen ‘verkeerde’ keuze maken.

De Dropbox pagina opent waarin Dropbox vraagt uw keuze te bevestigen; was u reeds ingelogd via de DropxBox website dan ziet u mogelijks deze keuze niet en wordt uw account meteen gekoppeld. Ziet u onderstaand scherm dan dient u ue dropbox login en wachtwoord op te geven en vervolgens ‘Sign in’ te klikken.

Eenmaal u uw keuze bevestigd heeft wordt meldt Dropbox dit aan ArcBox en wordt u opnieuw naar de ArcBox website gestuurd. Meteen kunt u zien dat de koppeling gelukt is en heeft u extra opties.

Dropbox instellingen

U kan zelf beslissen hoe u Dropbox wenst te gebruiken, we leggen even uit wat de mogelijkheden zijn.

Synchroniseren

Kies zelf of u al dan niet uw bestanden wenst te synchroniseren, de mogelijkheden zijn:

• • • • Niet automatisch syncroniseren;
      • Alle bestanden (Excel + Word + pdf);
      • Enkel Excel + pdf bestanden;
      • Enkel Word + pdf bestanden;
      • Enkel Excel + Word bestanden;
      • Enkel Excel bestanden;
      • Enkel Word bestanden;
      • Enkel pdf bestanden.

Elke nacht worden de gewijzigde offertes en facturen verwerkt en worden ze naar uw Dropbox gekopieerd; op die manier heeft u steeds uw documenten bij de hand zonder in ArcBox te moeten inloggen.

Synchronisatie bedrijf

Heeft u meedere bedrijven in systeem, maak dan hier de keuze van welk bedrijf u de documenten wenst te synchroniseren.

Download bestemming

Als u op de download knop klikt voor een document (offerte, factuur, etc) dan heeft u hier de keuze om:

• • • het document via uw browser te downloaden;
    • het document naar uw dropbox te downloaden.

Als u het document naar uw browser downloadt dan kan u onderaan uw browser klikken en het document opent, als u downloadt naar uw Dropbox dan opent u op Dropbox folder en kan u hier het bestand terugvinden. Wenst u bijvoorbeeld uw bestanden op uw GSM of tablet ter beschikking te hebben en uw PC staat nog aan; download dan de bestanden naar uw Dropbox en meteen staat het document op uw PC, gsm en tablet.

Dropbox status

Hier kan u steeds lezen welke van de twee manieren er actief is om Dropbox met ArcBox te koppelen; simpel of full.

Laatste synchronisatie

Hier kan u lezen wanneer ArcBox voor het laatst de bestanden met uw Dropbox Synchroniseerde. Wenst u de documenten vanaf een bepaalde periode opnieuz te synchroniseren, pas dan de datum aan door op het kalender iccon te klikken en selecteer de gewenste datum.

Fotogalerij

Eén van de sterke punten van ArcBox is de koppeling tussen Galerij of je GSM en de galerij in ArcBox; automatisch gaat ArcBox de bestanden van uw GSM verwerken en de foto’s koppelen met uw klantenbestand om op die manier elke foto met één welbepaalde klant te koppelen. Hoe gaat dit in zijn werk…

Stap 1 – activeer GPS locatie op uw GSM

Om automatisch de foto’s die u neemt te kunne koppelen met uw klanten dient u te weten op welke locatie een welbepaalde foto werd getrokken, dit kan u eenvoudig doen door uw locatiegegevens van uw gsm te activeren. Hoe dit precies in zijn werk gaat hangt van gsm tot gsm af maar www.google.be gaat u vast kunnen helpen.

Hoe instellen op android (samsung, Huawei, etc.), klik hier …

Hoe instellen op Apple toestel, klik hier …

Stap 2 – configureer Dropbox of je gsm

Maak een Dropbox account, mocht je deze al niet bezitten, download vervolgens de app en koppel de app met uw Dropbox account. Zorg er vervolgens voor dat uw foto’s van us gsm automatisch worden opgeladen naar Dropbox; lees hier hoe dit werkt.

Stap 3 – koppel uw Dropbox met ArcBox

Gebruik bovenstaande stappenplan om uw Dropbox met ArcBox te koppelen. Heeft u een ArcBoc Full koppeling aangemaakt dan hoeft u verder niet te doen, uw foto’s zullen automatisch opgeladen worden naar ArcBox. Heeft u een ArcBox Simple koppelen dan dient u zelf handmatig regelmatig de foto’s naar een bepaalde map te kopiëren zodat ze ’s nachts worden verwerkt.

Lees in dit artikel hoe de koppeling praktisch in zijn werk gaat.