Hoe kan je een factuurnummer wijzigen

Soms gebeurt het dat de nummering van je facturen of offertes niet meer klopt en je dit wenst recht te zetten zodat er geen ‘gaten’ zijn in de nummer; dit is mogelijk. We leggen het in detail uit in dit artikel; als voorbeeld nemen we facturen maar u kan deze handeling net zo goed uitvoeren bij offertes indien gewenst.

Mocht je de voorkeur hebben om zelf een nummering te hantereing ipv de ArcBox standaard unmmer dan kan je ook deze manier gebruiken om de nummering van documenten te manipuleren.

Laatste nummering aanpassen

Laat ons er bij wijze van voorbeeld vanuit gaan dat we factuur 201900009 hebben moeten wissen en we hier een nieuw factuur voor in de plaats wensen te boeken.

Het laatst gebruikte factuurnummer is 201900012 zoals u kunt zien, dit moeten we zien aan te passen naar 201900008 zodat het volgende factuur dat we aanmaken het ontbrekende nummer 201900009 is.

Klik links boven op uw avatar -> klik vervolgens op uw bedrijfsnaam -> Tab 'Algemene Instellingen'
Algemene instellingen ArcBox Link

Bij algemene instellingen ziet u idd dat het laatste factuurnummer wel degelijk 201900012 is, wijzig dit getal naar 201900008 en klik op de knop naast het invulveld om de waarde te bewaren.

Eenmaal u het factuurnummer bewaart gaat het systeem kijken of het eerstvolgende nummer niet reeds is uitgedeeld aan een bestaand factuur. Het volgende nummer is nog vrij dus het systeem aanvaardt de nieuwe nummer als laatste factuurnummer, als extra check echter wordt er gekeken of het nieuwe nummer wel effectief het laatste nummer is dat in gebruik is voor alle gekende facturen.

In dit geval is dit niet zo en geeft het systeem een waarschuwing dat er reeds facturen zijn met een hogere referentie; dit is belangrijk want het systeem gaat bij het aanmaken van een nieuw factuur niet na of de factuurnummer reeds in gebruik is. Het systeem neemt de laatst gekende waarde, telt daar 1 getal bij en dit wordt de nieuwe factuurnummer alsook de laatst gekende factuurnummer in het systeem.

Factuur aanmaken

Nu is het aan u om een nieuw factuur aan te maken, hier heeft u 2 opties:

• • • Of u maakt een nieuw factuur dat nog niet in het systeem zit;
    • Of u hernummert het meest recente, niet verstuurde factuur.

Als u toch een nieuw factuur moest aanmaken voor een klant is dit de beste oplossing; u maakt het nieuwe factuur en het ontbrekende factuurnummer is ingenomen en de nummering is opnieuw volledig.

Moet u niet meteen een nieuw factuur opmaken dan gaat u naar het laatste gekende factuur, u kopieert het factuur en bewaart het als exact dezelfde kopie van laatst gekende, wat er voor zorgt dat de nummering weer compleet is, en verwijdert het origineel.

Laatste nummering aanpassen

Vervolgens doet u opnieuw dezelfde actie als in stap 1;

• • •  U zet de laatst gebruikte nummer op 201900012 in geval u een nieuw factuur toevoegde;
    •  U zet de laatst gebruikte nummer op 201900011 in geval u het meest recente factuur kopieerde.

Klik links boven op uw avatar -> klik vervolgens op uw bedrijfsnaam -> Tab 'Algemene Instellingen'
Algemene instellingen ArcBox Link

De nieuwe situatie ziet er als volgt uit: