Herhalingen

Heb je een noodzaak om bepaalde offertes of facturen periodiek te herhalen dan kan je op dit item een herhaling instellen. Door middel van herhalingen kan je een bepaalde termijn vastleggen (dagen, maanden, jaren) waarna u automatisch een gepersonaliseerde herinnering krijgt dat u actie dient te ondernemen.

Hoe activeren

Ga naar de gewenste offerte of factuur en klik rechts boven het menu item
-> Opties -> Beheer herhaling

Mogelijke opties

Per herhaling kan je kiezen uit een aantal opties om elke herhaling (indien gewenst) te personaliseren.

Start datum

De datum vanaf dewelkde de herhaling begint te tellen, dit is steeds de huidige datum waarop je de herhaling aanmaakt.

Herhaal elke

Hier kan je de cyclus bepalen, je kan de herinning zo bepalen dat hij u herinnert om de aantal;

• • • dagen;
    • weken;
    • maanden;
    • jaren.

Volgens dat schema wordt dan de volgende herhaling berekend dewelke je steeds kan nakijken bij de waarde ‘Herinnering op’ (zie 4 op afbeelding). Dat is de dag waarom je een e-mail zal ontvangen.

Herinner mij

Als je een herinnering instelt voor een bepaalde termijn, bijvoorbeeld 1 jaar, dan wens je dit reeds op voorhand te weten omdat je vaak een actie vooraf moet uitvoeren. Als je bijvoorbeeld een onderhoud van een verwarmingsketel moet uitvoeren dan dient dit jaarlijks te gebeuren, als je het onderhoud dus op dezelfde dezelfde dag van het volgende jaar wenst in te plannen dien je de klant op voorhand te contacteren. Stel daarom een aantal dagen vooraf in om jezelf de tijd te geven de klant te contacteren en de job in te plannen.

Pas je het aantal dagen vooraf aan dan zie je ook de ‘herinnering op’ datum wijzigen.

Herinnering op

Hier kan je steeds aflezen op welke dag je de herinnering zal ontvangen naargelang de gekozen frequentie en aantal dagen op voorhand.

Eindigt

Een herinnering die je instelt kan;

• • • nooit eindigen en dus elke keer herhaald worden volgens het gekozen schema;
    • eindigen indien er een bepaalde datum is overschreden;
    • eindigen na een bepaald aantal uitvoeringen.

Bijvoorbeeld:

Een jaarlijkse herinnering die nooit eindigt zal jaarlijks verstuurd worden totdat je de herinnering verwijdert.

Heb je een contractuele verbintenis tot 2025, dan kan je de herinnering laten stoppen op 1 januari 2026.

Doe je een verkoop inclusief 2 jaar gratis onderhoud dan zet je de herinnering op 2 keer uit te voeren.

Boodschap

Geef een boodschap op zodat jij bij het bereiken van de herhaling nog steeds weet welke actie je dient uit te voeren, deze boodschap wordt ook vermeld in de e-mail die je ontvangt na het bereiken van de herhaling.

Aanpassing menu

Heb je op een offerte of factuur een herhaling staan dan wordt dit meteen duidelijk in de detail weergave het het item.
De menu rechts boven bevat nu een extra knop waar je rechtstreeks de herinnering kan zien of aanpassen.

E-mail verwittiging

Eenmaal de herinnering is bereik krijgt u een e-mail van het systeem zodat u hier meteen mee aan de slag kan.
Bekijk de informatie in de e-mail en knop op de knop om meteen naar het bijhorende item in ArcBox te gaan.