Hoe maakt u een offerte
Afhankelijk van uw ArcBox formule zijn de mogelijkheden die je hebt verschillend. In dit artikel kan je lezen hoe je een offerte aanmaakt en wat precies de mogelijkheden zijn waar je gebruik kan van maken.
Offerte -> + Offerte
Selecteer de gepaste klant
Als u op de knop ‘+ Offerte heeft geklikt komt u in het scherm om een offerte toe te voegen, standaard zou de cursor al in het vakje ‘klant’ moeten komen te staan zodat u eigenlijk meteen uw klant kan opzoeken. Van zodra je begint te typen in het invulvak zoekt ArcBox de klanten op die voldoen aan uw opgegeven zoekterm, hoe meer letters u typt hoe gerichter u zoekt en hoe kleiner de resultatenlijst gaat zijn. Eenmaal u de klant in de lijst ziet die u wenst maakt u gebruik van de pijtjestoetsen omhoog en omlaag om door de selectie te gaan, u kan ook gebruik maken van de muis om op de juiste klant te klikken.
U bent echter wel verplicht om een item uit de lijst te selecteren, de klant dient dus een bestaande klant te zijn. Vergeet dus niet om eerst uw klant aan te maken en vervolgens pas een offerte op te stellen. Dit is zeer belangrijk omdat het niet mogelijk is om een reeds bestaande offerte aan een ander klant te hangen.
Offerte- en vervaldatum
Elke offerte wordt op datum gemaakt en heeft een geldigheidsdatum, standaard bij het aanmaken wordt de offertedatum op de datum gezet dat de offerte werd aangemaakt. De vervaldatum wordt standaard gezet op dezelfde kalenderdag van de volgende maand. Beide data kunnen gewijzigd worden door de datum manueel te veranderen of door op het kalender iccon te klikken en een nieuwe datum te selecteren.
Offerte items ArcBox Starter
Als je gebruik maakt van de Starter formule dan heb je geen lijsten om artikelen in op te zoeken, je dient dus voor elk item de gegevens zelf in te vullen. Je bent echter niet beperkt in het aantal items per offerte.
Wens je een titel rij in te voeren om gegevens te groeperen dan kan dit door ‘Esc’ te klikken als je in een ‘Offerte item’ vak staat, het vak waar je de omschrijving intikt, of op de knop achteraan te klikken met de letter ‘B’. De rij wordt vervolgens een titelrij en de vakken met betrekking tot prijs en BTW verdwijnen voor die rij.
Offerte items ArcBox Go en Pro
De hogere formules kunnen wel gegevens opzoeken uit artikellijsten, dit is enorm praktisch om steeds dezelfde prijzen te hanteren en om een heel deel typwerk uit te sparen. Plaats cursor in een ‘offerte item’ vak en begin te typen, zodra er minstens 1 letter in het vak staat verschijnt de selectielijst en toont hij de artikelen die overeenkomen met het deel tekst dat je in het invulvak hebt getypt. Hoe meer tekens je typt, hoe specifieker de zoekopdracht en hoe kleiner de resultatenlijst.
Standaard worden er 10 items per keer getoond, is de selectielijst echter langer dan 10 items dan wordt de lijst opgesplitst in pagina’s. U ziet onderaan ook een totaal verschijnen zodat u kan zien hoe groot de selectie is die aan uw voorwaarde voldoet. U kan altijd doorheen de lijst bladeren door gebruik te maken van de pijltjestoetsen. De pijltjes omhoog/omlaag navigeren telkens een positie omhoog of omlaag, eenmaal bij het laatste item uit de lijst gekomen gaat hij over naar de volgende pagina als u nogmaals omlaag drukt. Staat u in het invulvak en is er gene waarde geselecteerd, druk dan pijl omhoog om ook tussen se pagina’s te navigeren. Om een item te selecteren druktu op enter indien u een waarde selecteerde met de pijltjestoetsen of gebruik de muis en klik eenmaal links op het item naar keuze om het te selecteren.
Ook al beschikt u hier over selectielijsten om uw keuze te maken, u kan echter nog steeds een artikel manueel invoeren hetwelke niet in uw artikelbestand gekend is; u dient dan echter wel zelf de detailgegevens aan te vullen.
Offerte bewaren
Is de offerte nieuw en heeft u een klant geselecteerd alsook minstens 1 artikel toegevoegd; dan wordt de knop ‘+ Maak Offerte’ actief en kan u de offerte aanmaken. Op dat moment wordt de offerte definitief gelinked aan de opgegeven klant en kan die niet langer worden gewijzigd, verder wordt er een uniek offerte nummer aangemaakt en getoond op het scherm.
Er verschijnt vervolgens ook een hele boel extra knoppen met uit te voeren acties op de offerte.
Mogelijke offerte acties
Laat ons even de lijst overlopen van alle mogeijk acties die u kunt uitvoeren op een offerte, weet u niet langer wat een bepaalde knop precies doet; ga dan met uw muisaanwijzer over de knop en er verschijnt een hulp tekst met meer informatie omtrent de knop.
Afdruk knoppen
De donkerblauwe knoppen dienen om een afdruk te maken in respectievelijk Excel, Word en pdf formaat. U heeft niet steeds de 3 keuzes; de ‘Starter’ formule kan enkel een pdf versie afdrukken, de ‘Go’ formule kan enkel Excel templates opladen dus heeft de Excel en pdf knop ter beschikking. Heeft u de ‘Pro’ formule en heeft u een Word template geactiveerd dan ziet u ook de Word knop. Telkens u gegevens op de offerte aanpast dan worden deze knoppen op inactief gezet, ze worden weer actief nadat u uw wijzigingen heeft bewaard.
Bewaar offerte
Een druk op deze knop stuurt de gegevens door naar ArcBox en de offerte wordt bewaard.
Offerte statussen
Heeft u offerte statussen aangemaakt in ArcBox, dan krijgt u hier de mogelijkheid om de offerte van status te wijzigen, maak een keuze uit de selectielijst van mogelijke statussen en klik op een status om die te activeren. Gebruikt u geen statussen dan is deze knop en de bijhorende submenu niet beschikbaar.
Algemene acties – Verplaats items
Achter de volgende knop de 3 strepen schuilt een veelzijdig submenu met verschillende acties, de eerste actie laat u toe om de volgorde van de offerte items onderling te wijzigen in het geval u deze zou willen wijzigen. Net als de afdruk knoppen dient u eerst de laatste wijzigen te bewaren alvorens u deze optie kunt gebruiken. Eenmaal geklikt verschijnt er een pop-up venster met alle items uit uw offerte en kan u de volgorde wijzigen door ze onderling met de muis te verslepen.
Algemene acties – Kopieer de Offerte
U heeft een offerte gemaakt voor een klant en u wenst een kopie te maken van de offerte dan kan u dit doen door op deze knop te klikken. Er wordt een kopie van de huidige offerte getoond in editeer modus, wijzig de klant indien gewenst alsook de offerte items en klik op de knop ‘+ Offerte Bewaren’ om de kopie effectief te bewaren in ArcBox. Zolang u na het kopiëren dus niet op de knop ‘bewaren’ klikt wordt er geen nieuwe offerte aangemaakt en kan u de kopieer actie als het ware annuleren.
Algemene acties – Bewerk als factuur
Net als u een offerte kan bewerken als offerte kan u ook eenvoudig een factuur maken op basis van een bestaande offerte, klik op de knop om de offerte als factuur te bewerken. Standaard wordt dezelfde klant en dezelfde artikelen aangeboden, deze kan u echter wijzigen indien gewenst; let wel op eenmaal u vervolgens op ‘Kopie aanmaken’ klikt is het factuur aangemaakt en wordt er een factuurnummer uitgedeeld aan het nieuwe factuur.
Algemene acties – Bereken afstand
ArcBox Pro gebruikers hebben deze optie ter beschikking en toont het aantal kilometers tussen het adres van uw bedrijf en het adres van de klant; handig voor het aanrekenen van een verplaatsingsvergoeding.
Algemene acties – BTW tarieven
Hier heeft u de keuze tussen de verschillende BTW tarieven; selecteert u een tarief anders dan het huidige geselecteerde dan wijzigt hij alle items op de huidige offerte naar het geselecteerde BTW tarief en herberekent hij alle bedragen op de offerte. Heeft u een ‘Go’ of ‘Pro’ formule dan kan u per klant een BTW tarief bepalen; dit tarief wordt ook gehanteerd bij het aanmaken van een nieuwe offerte voor die klant.
Notitites
Overal waar u deze groene knop ziet kan u notities toevoegen voor opmerking dewelke u niet mag vergeten gelinkt aan de offerte of de klant. Deze notities zijn altijd intern en worden nooit afgedrukt, verder worden deze notities ook bewaard in naam van de persoon die de notitie aanmaakte. Werkt u met meerdere personen in ArcBox dan kan u eenvoudig zien wie welke notitie maakte.
Verwijderen
De laatste knop heeft een rode kleur en een vuilbak icoon; klik op deze knop om de huidige offerte te verwijderen. Het systeem vraagt steeds om een bevestiging dus geen schrik om hier per ongeluk op te klikken. Eenmaal de offerte werd verwijderd is hij ook daadwerkerlijk weg.
Speciale acties voor ‘Pro’ gebruikers
Heeft u een ArcBox ‘Pro’ formule dan heeft u nog een extra set mogelijkheden om specifieke artikelen toe te voegen, omdat dit zo specifiek is gaan we er niet niet dieper op in; wenst u hier meer over te weten lees dan zeker eens het artikel ivm geavanceerde offerte mogelijkheden.
Offerte slot
Onderaan de offerte kan u zien hoeveel de totalen van de offerte bedragen, deze worden telkens herberekend indien u een wijziging doet aan de gegevens van de offerte. Verder is er een commentaar veld voorzien waarin u extra informatie kwijt kunt ivm deze offerte; deze boodschap wordt op de afdruk getoond. De laatste notitie is een weergave van de meest recente notitie die iemand toevoegde via de groene knop in de menu. Notities zijn niet verplicht dus het kan dat er geen aanwezig zijn, zijn er meedere dan wordt enkel de meest recente getoond; de avatar van de persoon die de notitie maakt alsook het tijdsstip en de notitie zelf.